EN version
Exploring the Language of Finance, Part 3: Dialogue between the Treasurer and the Executive Director
We are pleased to present the third installment of our series on financial vocabulary. In Part 1, we introduced the fundamental terms, and in Part 2, we illustrated their use through a dialogue between the Treasurer and the Board Chair. Now, we offer new terms through an example of a practical conversation between the Treasurer and the Executive Director as they prepare the quarterly financial report and plan administrative expenses. The below is just a learning tool and not a real conversation.
Through their close collaboration, the Executive Director provides the Treasurer with vital information on planned expenses and strategic objectives. They also manage the organization’s daily revenue and expenses. The Treasurer ensures accurate account codes, reinforces consistency in reporting, and advises the Director on financial decisions. Together, they guarantee clear, reliable, and efficient financial management.
Onto the dialog!
Director: Hello! Here are the latest invoices for office expenses. Would you like to review them before I enter them into QuickBooks?
Treasurer: Certainly. I’ll make sure that each invoice has the correct account code according to our chart of accounts. This ensures consistency in our financial reporting.
Director: I noticed that some office supply expenses should be allocated to administrative costs, but one invoice for printing materials for the new program seems like a program-related expense. Should I classify it that way?
Treasurer: Yes. If the expense relates directly to program activities, it should be recorded as a program-related expense. Only general costs—such as software licenses or telephone expenses—fall under administrative costs.
Director: We received a sum of money from that very generous couple who requested that the donation support educational activities or projects. Should I mark it as restricted income?
Treasurer: Yes, because it comes with specific conditions: it must be used according to the donor’s instructions. In contrast, unrestricted income is free for our own needs.
Director: Finally, about the quarterly depreciation of the computer equipment—have you already entered that?
Treasurer: Yes. It appears under non-cash costs in the report. Depreciation is not an immediate expense but shows the gradual loss in value of long-term assets over time.
Introduction of New Terms
- Chart of accounts: the structure used to organize an organization’s accounts by type.
- Account code: the unique code assigned to a specific account for proper classification.
- Administrative costs: expenses required to keep the organization running (office rent, salaries, utilities).
- Program expenses: costs directly related to the organization’s mission-driven or program activities.
- Restricted income: donations or income that must be used for a specific purpose as stipulated by the donor.
- Unrestricted income: income that can be used at the organization’s discretion without specific limitations.
- Depreciation: the gradual loss in value of long-term assets (e.g., computers) reflected in the financial report.
- Non-cash costs: some accounting entries are made to support things like depreciation, where cash isn’t actually exchanged or used.
These terms are essential for understanding the internal financial operations of a nonprofit organization like Esperanto-USA.
We really hope that you’re enjoying the series and finding it informative! If you would like further clarification or to suggest another term, please contact us at bulteno@esperanto-usa.org. Stay with us—Part 4 is already in the works!
Ni ĝojas prezenti la trian parton de nia serio pri financaj fakvortoj. En Parto 1 ni enkondukis la fundamentajn terminojn, kaj en Parto 2 ni montris ilian uzadon per dialogo inter la kasisto kaj la prezidanto de la estraro. Nun ni proponas novajn terminojn per ekzemplo de praktika konversacio inter la kasisto kaj la direktoro de la Ĉefoficejo, dum ili preparas la kvaronjaran financan raporton kaj planas administrajn elspezojn. La suba ekzemplo estas nur lernilo kaj ne vera konversacio.
Direktoro kaj kasisto laboras manenmane: la direktoro provizas al la kasisto decidajn informojn pri planat/itaj elspezoj kaj strategiaj celoj. Ri krome administras ĉiutage enspezojn kaj elspezojn de la organizaĵo. La kasisto certigas precizajn kontajn kodojn, fortigas konsistencon en la raportado kaj konsilas la direktoron pri financdecidoj. Tiel ili kune garantias klaran, fidindan kaj efikan financan administradon.
Jen la dialogo!
Direktoro: Saluton! Jen la lastaj fakturoj pri oficejaj elspezoj. Ĉu vi volas kontroli ilin antaŭ ol mi enmetos ilin en QuickBooks?
Kasisto: Kompreneble. Mi kontrolos, ke ĉiu fakturo havas ĝustan kontan kodon laŭ nia kontoplano. Tio certigas koheron en niaj financaj raportoj.
Direktoro: Mi rimarkis, ke iuj elspezoj pri oficeja materialo devus esti atribuitaj al administraj kostoj, sed unu fakturo pri presado de materialoj por la nova programo ŝajnas programa elspezo. Ĉu tion mi devas tiel klasifiki?
Kasisto: Jes. Se la elspezo rilatas rekte al la programaj aktivadoj, ĝi devus esti registrita kiel program-rilata elspezo. Nur ĝeneralaj kostoj — ekzemple softvaraj licencoj aŭ telefonaj kostoj — iras sub administrado.
Direktoro: Ni ricevis monsumon de tiu tre donacema paro, kiu petis, ke la donaco subtenu edukadajn agadojn aŭ projektojn. Ĉu mi ĝin marku kiel limigita enspezo?
Kasisto: Jes, ĉar ĝi venas kun specifaj kondiĉoj: ĝi devas esti uzata laŭ la donacanto. Male, nelimigita enspezo estas libera por niaj propraj bezonoj.
Direktoro: Fine, pri la kvaronjara amortizado de la komputilaro — ĉu vi jam enmetis ĝin?
Kasisto: Jes. Ĝi aperas sub nemonaj kostoj en la raporto. Amortizado ne estas tuja elspezo, sed montras detalan perdon de valoro de longdaŭraj aktivoj dum tempo.
Enkonduko de Novaj Terminoj
- Kontoplano – Chart of accounts: la strukturo por organizi kontojn laŭ tipo.
- Konta kodo – Account code: la unika kodo atribuita al specifa konto por ĝusta klasifiko.
- Administraj kostoj – Administrative costs: elspezoj por teni la organizon funkcianta (oficejaj elspezoj, salajroj, serviloj).
- Programaj elspezoj – Program expenses: kostoj rekte ligitaj al misiaj aŭ programaj agadoj.
- Limigita enspezo – Restricted income: enspezo kun kondiĉoj, uzenda laŭ la donacanto.
- Nelimigita enspezo – Unrestricted income: enspezo sen specifaj limigoj.
- Amortizado – Depreciation: laŭgrada perdo de valoro de longdaŭraj aktivoj (ekz. komputiloj).
- Nemonaj kostoj: kelkaj kontadaj enmetoj estas farataj por subteni aferojn kiel amortizado, kie mono fakte ne interŝanĝiĝas aŭ ne estas uzata.
Ĉi tiuj terminoj estas esencaj por kompreni la internan financan agadon de neprofitcela organizo, kiel Esperanto-USA.
Ni plene esperas, ke vi ĝuas ĉi tiun serion kaj trovas ĝin informriĉa! Se vi ŝatus pliajn klarigojn aŭ pripensi alian terminon, bonvolu kontakti nin ĉe bulteno@esperanto-usa.org. Restu kun ni — Parto 4 jam estas en la laborplano!